एक पिवट टेबल संक्षेप में डेटा निकालने और इसे एक पठनीय रूप में प्रस्तुत करने का एक तरीका है। पिवट टेबल डेटा से पूछताछ करने और जानकारी की टेबल बनाने का एक शानदार तरीका है जिसे कच्चे डेटा में परिवर्तन होने पर ताज़ा किया जा सकता है!
कार्य उदाहरण: आपको एक तालिका की आवश्यकता होती है जो निम्न दिखाती है:
- आपके पास कुल कितने पद (वास्तविक FTE) हैं
- स्थिति शीर्षक द्वारा टूटा हुआ
- रोजगार की स्थिति से टूटा हुआ (पर्म/अस्थायी/आकस्मिक)
एक बार जब आपके पास कच्चा डेटा होता है तो आप अपने कच्चे डेटा पर पिवट टेबल बनाते हैं:
- टूलबार से चुनें डेटा > पिवट टेबल और पिवट चार्ट रिपोर्ट…
- अगला पर क्लिक करें
- जांचें कि आप जिस डेटा को पिवट तालिका में शामिल करना चाहते हैं, वह इसमें हाइलाइट किया गया है श्रेणी
- अगला पर क्लिक करें
- अगर आप चाहते हैं कि आपकी पिवट टेबल एक नई वर्कशीट (टैब) में दिखे तो फिनिश पर क्लिक करें। अन्यथा, यदि आप इसे उसी वर्कशीट में दिखाना चाहते हैं (यानी - डेटा के नीचे) मौजूदा वर्कशीट पर क्लिक करें और डेटा के बाद पहले सेल का चयन करें और फिर फिनिश पर क्लिक करें
पिवट टेबल कंकाल दिखाई देना चाहिए।
यदि पिवट टेबल फील्ड सूची (ऊपर दाईं ओर दिखाई गई है) दिखाई नहीं दे रही है तो आपको इसे खोलना होगा:
- टूलबार पर राइट क्लिक करें (नीचे वर्ग में कहीं भी):
- चुनते हैं पिवट तालिका।
- क्लिक फ़ील्ड सूची दिखाएं
- फ़ील्ड अब दृश्य में होनी चाहिए और आप बॉक्स को जगह में लॉक करने के लिए दाईं ओर खींच सकते हैं।
- निम्नलिखित फ़ील्ड को क्षेत्रों में खींचें:छिपे हुए फ़िल्टर क्षेत्र: कोई नहीं
स्तंभ विभाजक क्षेत्र: स्थान के प्रकार
पंक्ति विभाजक क्षेत्र: पद का नाम
आधार डेटा क्षेत्र: वास्तविक एफटीई
- आधार फ़ील्ड को एक योग में बदलने के लिए फ़ील्ड पर राइट क्लिक करें (नीचे परिक्रमा करें):
चुनते हैं फ़ील्ड सेटिंग…
चुनते हैं योग.
क्लिक संख्या…
चुनते हैं संख्या तथा 2 दशमलव स्थान फिर ओके पर क्लिक करें।
डेटा को दशमलव में बदलना चाहिए था।
- स्थिति प्रकार कॉलम को फिर से क्रमित करने के लिए: कैज़ुअल> ऑर्डर> मूव टू एंड पर राइट क्लिक करें
अब आपके पास स्थायी, अस्थायी, आकस्मिक के क्रम में स्तंभों के साथ अपनी तैयार तालिका है।
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अगला चरण तालिका बनाने के लिए आवश्यक फ़ील्ड को तालिका क्षेत्रों में खींचना है। पिवट टेबल संरचना इस प्रकार है:
क्षेत्रों का विशिष्ट उपयोग:
छिपा फ़िल्टर क्षेत्र: बार-बार वित्त पोषित स्थिति फ़िल्टर
स्तंभ विभाजक क्षेत्र: पद का प्रकार, रोजगार का प्रकार, रोजगार का आधार, वर्गीकरण
पंक्ति विभाजक क्षेत्र: संगठन इकाइयाँ, स्थान, पद शीर्षक
आधार डेटा क्षेत्र: हेडकाउंट, FTE's
पिवट तालिका इस तरह दिखनी चाहिए:
ध्यान दें कि आधार डेटा "वास्तविक FTE की गणना" में चूक गया है। इसका मतलब है कि प्रत्येक स्थिति को FTE मूल्य के 1 अप्रासंगिक के रूप में गिना गया है। यदि आधार फ़ील्ड हेडकाउंट था तो यह सही होगा (जैसा कि सभी मान 1 होंगे) हालांकि यह FTE मान है और उन्हें एक राशि की आवश्यकता नहीं है।
इन दो ट्यूटोरियल (दो भागों) में आप पिवट टेबल के बारे में कुछ बेहतरीन टिप्स सीखेंगे:
1) खाली मानों को शून्य से भरने के लिए:आधार डेटा फ़ील्ड पर राइट क्लिक करें (नीचे परिक्रमा करें)
चुनते हैं टेबल विकल्प… रिक्त कक्षों में 0 टाइप करें, दिखाएँ (नीचे परिक्रमा करें)
ओके पर क्लिक करें।
पिवट टेबल को अब रिक्त स्थान को शून्य से बदल देना चाहिए था।
2) टोटल कॉलम को छिपाने के लिए:
आधार डेटा फ़ील्ड पर राइट क्लिक करें ("वास्तविक FTE का योग" ऊपर दिखाया गया है)
चुनते हैं टेबल विकल्प… सही का निशान हटाएँ पंक्तियों के लिए कुल योग (नीचे परिक्रमा करें)
कुल कॉलम अब हटा दिया जाना चाहिए था।
3) पिवट टेबल में एक छिपा हुआ फिल्टर जोड़ने के लिए:फ़िल्टर वाले फ़ील्ड को छिपे हुए डेटा फ़िल्टर क्षेत्र में खींचें (अर्थात - संगठन इकाई स्तर 04)
संगठन इकाई फ़िल्टर का चयन करने के लिए नीचे तीर पर क्लिक करें। आवश्यक फ़िल्टर का चयन करें (यानी - खेल और मनोरंजन)
पिवट तालिका अब केवल संगठन इकाई स्तर 04, खेल और मनोरंजन में उन पदों को दिखाती है।
4) केवल चयनित पद के शीर्षक दिखाने के लिए:
का चयन करने के लिए नीचे तीर पर क्लिक करें पद का नाम फिल्टर
चयन को आसान बनाने के लिए सूची को बाहर की ओर खींचें ताकि अधिक स्थान दिखाई दे
यदि सूची में कई मान हैं और आप केवल कुछ ही चाहते हैं, तो अनचेक करके प्रारंभ करें सब दिखाएं (नीचे दिखाया गया है) सभी मानों को अचयनित करने के लिए
उन पदों का चयन करें जिन्हें आप तालिका में दिखाना चाहते हैं। (यानी - एथलीट और प्रबंधक)
ओके पर क्लिक करें
पिवट टेबल में अब केवल एथलीट और मैनेजर होने चाहिए।
5) प्रत्येक पद के लिए स्थिति प्रकार का प्रतिशत दिखाने के लिए:
आधार डेटा फ़ील्ड पर राइट क्लिक करें (इस मामले में "वास्तविक FTE का योग")
चुनते हैं फ़ील्ड सेटिंग्स…
क्लिक विकल्प >>
चुनते हैं पंक्ति का% के लिये डेटा इस रूप में दिखाएं
ओके पर क्लिक करें।
ध्यान दें: इस सूची में के लिए विकल्प भी हैं % स्तंभ का तथा % का कुल बाद वाला बहुत उपयोगी होने के साथ।
पिवट तालिका अब प्रतिशत दिखाती है लेकिन उन पंक्तियों के लिए त्रुटि मान हो सकते हैं जिनमें कोई स्थिति नहीं है (जैसा कि आप शून्य से विभाजित नहीं कर सकते!)
६) पिवट टेबल से त्रुटियों को दूर करने के लिए:आधार डेटा फ़ील्ड पर राइट क्लिक करें (इस मामले में "वास्तविक FTE का योग")
चुनते हैं टेबल विकल्प…
प्रवेश करना 0 में त्रुटि मानों के लिए, दिखाएँ डिब्बा
ओके पर क्लिक करें।
सभी त्रुटियों को अब शून्य से बदल दिया जाना चाहिए।
